Quien más y quien menos se ha dado cuenta, y ha probado ya, que es necesario que apuntemos las cosas para que no se nos olviden, que es necesario para organizarnos mejor. Mantener las cosas en la cabeza no es buena idea, porque nuestra memoria a corto plazo, la que utilizamos para trabajar, tiene una capacidad muy limitada. Supongo que te has dado cuenta de ello ya. Así que si tienes que recordar unas cuantas cosas, lo típico de cada día, si trabajas solo confiando en tu memoria necesariamente caerás en olvidos, y consecuentemente padecerás estrés y frustración. Estoy seguro que ya has vivido esas sensaciones más de una vez, así que ¿por qué no cambias el modo de hacer las cosas?

Lista de tareas

Está claro que si siempre hacemos lo mismo, siempre obtendremos los mismos resultados. El único modo de cambiar los resultados es haciendo lo que no hacíamos antes, así que te propongo llegados a este punto que te crees una mente extendida fuera de tu cabeza. No es nada futurista, no te preocupes, aquí todos tenemos los pies en el suelo; pero si te aseguro que si lo haces bien cambiara tu futuro rápidamente aportándote seguridad y control. Hemos simplemente de anotar las cosas, pero ojo, no es lo mismo apuntar las cosas que apuntarlas de manera eficiente. Y es que la mayoría de las personas a veces son capaces de crearse una lista de tareas, pero caen en el error de que ésta suele ser incompleta, básicamente porque está fragmentada en libretas, post-it, calendarios, etc. El resultado es que aunque quizás tengan una lista, nunca está completa, por lo que jamás están seguros de tener todo bajo control, además como su lista no es segura, nadie les garantiza cual de toda esa lista de tareas es la mejor opción a realizar en cada momento.

Además, las listas de la mayoría de las personas realmente no son listas de tareas, aunque ellos crean que si lo son. En realidad son listas de cosas mezcladas, que incluyen tareas, pero también ideas, notas, información, etc. El problema toda esta mezcla es que al final tenemos que obligarnos, obligar a nuestro cerebro, a realizar un esfuerzo extra de análisis cada vez que revisamos la lista a la hora de elegir qué hacer. Y ya te habrás dado cuenta que el cerebro de todos está diseñado para ahorrar energía, por lo que al final, acabamos desistiendo. Es por esta razón por la que casi todo el mundo usa las listas de tareas tradicionales solo durante unos pocos días, cortos periodos de tiempo, y luego termina abandonándolas hasta que se ven con el agobio de una nueva crisis y se pone a realizar una nueva lista.

Si de verdad, no como algo temporal, quieres conseguir un sistema de organización que realmente funcione, has de implementar un flujo de trabajo que te permita sacar de la cabeza las cosas antes de que se te olviden o se conviertan en una distracción. Y después, no puede ser de otra forma, tendrás que aclararlas esas listas y separar las cosas que hay que hacer según su significado y naturaleza. Separar las cosas que hay que hacer según su naturaleza es la única manera de que las listas sean realmente útiles, pues hemos de tomar decisiones con ellas. Cuando terminamos de hacer algo, dadas nuestras circunstancias actuales (lugar donde estamos, tiempo disponible, energía que tenemos) debemos preguntarnos “¿qué es lo mejor que puedo hacer a continuación?”. Te habrás dado cuenta que responder a esta pregunta, u otras similares, con una lista de tareas fragmentada o incompleta, fragmentada, con todas las cosas mezcladas, que es como la que tiene la mayoría de personas, es muy ineficiente.

Es en esto en lo que a metodología GTD de productividad personal, desarrollada por David Allen, puede ayudarte, ya que nos hace reconocer que ante la realidad en la que estamos inmersos necesitamos una nueva forma de trabajar mucho más efectiva basándolo todo en listas revisables.