Si trabajas como yo sentado delante de un ordenador, aunque creo que nos puede pasar en cualquier otro trabajo donde usemos el correo como herramienta habitual de comunicación, no hace falta que te diga que recibimos muchísimos correos, lo cual puede robarnos mucho tiempo. Pero hay un modo bastante sencillo de poder controlar esto. Normalmente recibimos dos tipos de correos, según nuestra dirección esté en el Para o en Copia:

  • PARA: Son correos que van dirigidos directamente a nosotros: correos donde aparecemos en el “para”.
  • COPIA: Son correos en los que vamos en copia, no van dirigidos directamente a nosotros.

Evidentemente, los correos que nos envían directamente a nosotros, tienen una alta probabilidad de que necesitemos procesarlos, entre otras cosas porque:

  • Implican que tendremos que reaccionar de algún modo, probablemente realizando alguna tarea.
  • Suelen contener información relevante para nuestro trabajo de la que debemos estar informados.
  • Tendremos que responder dándonos por enterados (no lo hace mucha gente pero es recomendable cerrar las cadenas de correos).

Sin embargo, en los correos en los que aparecemos en copia son correos informativos. Si nos paramos un momento y analizamos bien, este tipo de correos e información que recibimos, veremos que:

  • Son correos que no suelen requerir reacción por nuestra parte.
  • Son correos que simplemente nos permiten tomar mejores decisiones a futuro pues estamos al tanto de lo que va ocurriendo.
  • Un porcentaje de ellos no aportan valor a mi trabajo pues son intentos de compañeros de: evitar y diluir la responsabilidad sobre un asunto, o intentos de cubrirse las espaldas y dejar constancia de una decisión o acción sobre las que no están seguros o no quieren asumir la responsabilidad.
  • Nadie controla ni limita la posibilidad de que cualquiera de la organización pueda copiarte en un correo. Es un periódico donde puede publicar cualquiera sin ningún tipo de filtro. Es más, ¿quién no ha recibido varios mails en cadena porque algunos listos contestan a mails con Contestar a todos en vez de únicamente a quien preguntó algo?

Llegado a este punto tenemos que balancear la carga de emails entre dos cosas: estar informados y poder trabajar. Procesar el correo nos lleva bastante tiempo, si no te has dado cuenta, mide algún día el tiempo que pasas procesando correos y te sorprenderás. Así que el único modo de aumentar nuestra productividad es sacar tiempo de donde podemos. Si invertimos menos tiempo en procesar el mail ganaremos algunas horas al día. Lo de como atender a las interrupciones para no perder tanto tiempo ya lo hablamos otro día.

Así que si somos realistas y analizamos los correos en los que estamos en copia, podemos decir que cuando estamos hasta arriba de trabajo o el volumen de correo supera nuestras capacidades (por ejemplo cuando tienes la obligación de leer correo en casa) podemos tomar la decisión de leer este tipo de correos como si de un periódico se tratase. Es decir, estos correos contienen las noticias sobre nuestros proyectos, clientes, etc., así que podemos actuar sobre ellos y leerlos como normalmente hacemos al leer un periódico. Es decir, cuando leemos un periódico elegimos que noticias leer y que noticias ignorar, que noticias leer completas y cuales leer en diagonal.

Piénsalo bien, si leyeses los principales periódicos noticia a noticia, serías una persona que conoce la actualidad al 100%. Si lees solo algunas noticias seleccionadas serías una persona bien informada, y si no lees nada… Pues ya lo ves, al final tenemos que fijar nuestro tiempo y ritmo de lectura al tiempo que disponemos, eso si, sin dejar de hacer las cosas importantes, que al final son nuestras tareas de trabajo y vivir nuestra vida personal.

email saturado

¿Como reducir entonces nuestro y el tiempo que invertimos en procesarlo?

Pues para evitar no leer los correos en los que vamos en copia, o comernos el tiempo que disponemos para hacer nuestro trabajo, para descansar o para simplemente vivir, podemos leer dichos correos como un periódico, ya lo leímos antes. Podemos añadir una regla a nuestro cliente de correo para separar en una carpeta todos los mails en los que estoy en COPIA, de modo de cuando tenga tiempo leeré todos esos mails como si fueran el periódico de la empresa.

Puede que alguien cometa el error de ponernos en copia cuando realmente deberíamos estar en el PARA y se nos escape algo. Pero es un riesgo que podemos asumir pues esto debería ser infrecuente. Además, si ocurre, no es culpa nuestra, sino de la otra persona. Dado que el miedo a que se escape algo implicará procesar todos los correos en copia en profundidad, será más sensato asumir el rol de “educador” de nuestros compañeros para que hagan un uso correcto del correo diciéndoles: “disculpa pero como estaba en copia pensé que no era algo para mi”

Así que piénsalo, si estás saturado por los correos hasta el punto de no poder trabajar ni descansar, y el volumen de correo no ha hecho más que crecer en los últimos años… ¿tendrás que hacer algo, no?