Quien más y quien menos seguro que tiene al menos una o dos reuniones por semana. En los tiempos que corren, sobre todo si tu trabajo se realiza mayoritariamente en una oficia, es probable que tengas que asistir a reuniones por diversos motivos.

Puesto que no podemos evitarlas, está claro que incluso a veces son necesarias, nos encantaría tener reuniones más amenas y que fuesen al grano. Soñamos con reuniones rápidas y bien planificadas, que nos roben poco tiempo porque tenemos otras muchas cosas que hacer, pero sin embargo, por lo general, no sirven para nada. ¿Y sabes por qué? Normalmente no están bien pensadas ni planificadas.

reuniones de trabajo

A muchas de esas reuniones solo se asiste para escuchar al jefe de turno hablando de muchas cosas que ni siquiera estaban agendadas y que solo le interesan a él, por lo que la atención de los asistentes cae bajo mínimos.

Para que una reunión sea eficaz debemos planificarla. Puede parecerte algo normal, pero ya te digo que no siempre ocurre así. Se trata básicamente de tener una agenda de la reunión, saber a quien se ha de invitar y que puntos se van a tratar, se tratar de seguirla a raja tabla. Y eso significa que todo lo que no esté en esa agenda debe aparcarse para tratar en otro momento. Ese “aparcar” es muy importante para evitar que la reunión se extienda más de lo planificado y se cambie el sentido de la reunión.

La agenda también debe servir para establecer los próximos pasos a seguir. Si no hay próximos pasos, ¿cuál era el objetivo de la reunión? Porque toda reunión tiene un objetivo, si no carece de sentido celebrarla, ¿no?.

Te voy a decir que es lo que menos me gusta a mi de las reuniones, por si lo quieres tener en cuenta a la hora de planificar tus reuniones, o cuando asistas a las que planifiquen otros.

  • Retrasos en el comienzo de la reunión: Un estudio de Bain and Company asegura que el 8% del tiempo y dinero que se pierde en las reuniones improductivas se achaca a que comiencen tan sólo cinco minutos más tarde de la hora prevista. Todos estamos ocupados, lo se, pero llegar tarde no es una opción.
  • Invitados innecesarios: No tiene sentido invitar a una persona que no aporta valor. Podría estar dedicando su valioso tiempo a trabajar en algo diferente y más productivo.
  • Una reunión mal planificada (sin objetivo, sin agenda, con gente poco preparada, etc.): Toda esa gente podría hacer lo mismo en menos tiempo. ¿Te suena la frase “otra reunión que se habría podido resumir en un par de lineas en un correo electrónico? Yo la uso mucho por desgracia.
  • Una revisión de un documento donde nadie se lo ha leído antes: Se utiliza todo el tiempo conjunto para “ponerse al corriente”, en lugar de discutir los puntos donde no hay consenso.
  • Comentarios fuera de lugar: Ya sea porque no tienen que ver con el fin de la reunión, porque solo se quiera hacer ver que todos vean lo mucho que has trabajado, o porque no interesa a todos los reunidos sino que concierne sólo a uno o algunos de ellos. Hay comentarios no aportan gran cosa y que constituyen una pérdida de tiempo, mejor aparcarlos para otro momento.
  • Interrupciones constantes: Es sorprendente la capacidad de las personas para interrumpirse constantemente las unas a las otras. Esto nos lleva claramente a peder el tiempo y a tener que explicar las cosas varias veces. El ‘interrumpidor’ experto cree firmemente que lo que tiene que decir no puede esperar, pero sinceramente te digo que casi nunca eso es cierto.
  • Excesivos brainstormings: Si no te importa perder el tiempo realiza una lluvia de ideas. Ojo, que los brainstormings pueden arrojar resultados muy interesantes, no digo yo que no; pero una sobreutilización es una auténtica pérdida de tiempo. Y lo es porque la mayoría de ideas no están suficientemente formadas como para compartirlas con las demás. (Volvemos al tema de preparar la reunión con anterioridad)
  • Las conversaciones o reuniones circulares: ¿Nunca has estado en una reunión con la sensación de estar en una reunión circular? Una reunión donde se habla de un tema X, luego de otro tema Y, luego de otro tema Z, para luego caer en X nuevamente. Es más a veces hasta se vuelven a usar los mismos argumentos a favor y en contra. ¿Qué sentido tiene eso? Las conversaciones circulares evidentemente no son buenas porque desgastan las relaciones y nos hacen perder tiempo. Son desperdicios que hay que tratar de evitar, de ahí la importancia de seguir a raja tabla la agenda de la reunión. Es el único modo de controlar los tiempos.

reuniones aburridas

Para acabar, recordarte que el tiempo de una reunión no es el tiempo que planificas que durará, es el tiempo que dura realmente. Este matiz es importante, así que conviene no perder de vista el reloj y la agenda que trazamos.

Esto que te comento no es solo aplicable a las típicas reuniones de varias personas en una sala, es igualmente valido para las reuniones telefónicas o por conferencias. Al fin de cuentas siguen siendo reuniones, así que siempre planifica y prepara los puntos a tratar antes de realizar una reunión o realizar una llamada.

Por cierto, ¿estás seguro de que esa reunión que estás programando es imprescindible? ¿100% seguro? Prueba a cancelarla.