Hola amigos. En esta ocasión, tal y como me habéis pedido algunos de mis oyentes en el podcast Talk Away, os voy a explicar cómo podemos usar Hazel para ahorrarnos mucho trabajo tedioso y, sobre todo, mejorar nuestra productividad.

Hazel, es una aplicación OS X que nos permite monitorizar carpetas de nuestro Mac. De este modo, podremos realizar mediante las reglas que definamos, acciones sobre nuestros archivos, manteniendo las carpetas y los ficheros que en ellas se contengan en orden.

Antes de nada, y creedme si os digo que cuando la probéis os convenceréis, tendréis que instalar Hazel en vuestro Mac. Esta aplicación se instala en el panel de Preferencias del Sistema como una app de terceros. Podéis haceros con ellas a través de la página web Noodlesoft. La versión completa cuesta 29 dólares ahora mismo, pero existe una versión de prueba gratuita de 14 días con la que podréis probar todo lo que deseéis y ver si realmente os interesa. También hay bundles para varias licencias familiares. Yo ya os adelanto que sí, que ese dinero está más que amortizado con todo el tiempo que me ahorra de trabajo delante del ordenador haciendo trabajo tedioso y aburrido.

Cómo crear una regla

Hazel por sí mismo no hace nada solo, depende totalmente de las reglas que creemos, o que descarguemos e importemos de algún amigo que las haya hecho por nosotros. Lo que necesitamos hacer en primer lugar es especificar que carpetas deseamos que Hazel monitorice, de modo que después podamos establecer las reglas y condiciones exactas que han de cumplirse para que Hazel actúe. Por tanto, tenemos que ser claros y bastante específicos en lo que añadimos en las reglas, sino podemos encontrarnos con Hazel haciendo cualquier cosa distinta lo que nosotros pretendemos. No tengáis miedo con esto, pero si prestad atención, más adelante veréis que paso a paso se van creando las reglas sin mayor problema.

Añadir la carpeta a monitorizar a Hazel

Debemos hacer clic en el signo más situado en la parte inferior de la lista de carpetas, y navegar por el Finder hasta encontrar la carpeta deseada. Si la carpeta ya la tenemos incluida en la lista de Hazel, no tendremos que hacer nada, pues ya la estamos monitorizando.

Poner en pausa el monitoreo de la carpeta

Lo primero que debemos hacer antes de empezar es poner en pausa todas las reglas activas sobre la carpeta en la que estamos trabajando. Básicamente por si dejamos una regla a medio terminar, impedir que Hazel haga solo la mitad del trabajo que queremos y ejecute involuntariamente acciones sobre los archivos de esa carpeta.

Para pausar las reglas de una carpeta simplemente tendremos que hacer clic en el engranaje de debajo de la lista de carpetas y seleccionando Pause “carpeta” Rules. Un icono de pausa aparecerá junto a la carpeta. Cuando terminemos y estemos listos, podremos hacer de nuevo clic en el engranaje y seleccionar Resume “carpeta” Rules.

Abrir una nueva regla

Con la carpeta seleccionada, haz clic en el signo más que aparece bajo las Reglas para así abrir una nueva regla. Escribe un nombre descriptivo para la regla, de este modo tendremos una idea de lo que hace cuando le echemos un vistazo rápido más adelante.

Definir tus condiciones

Este es el paso más interesante quizás de todos, deberemos definir en él las condiciones de nuestra regla. Es decir, los factores desencadenantes que se deben cumplir para que Hazel actúe en nuestro nombre. Quizás sea que un nuevo archivo llegue a una determinada carpeta, que es el más típico pero ni mucho menos el único, ya que Hazel puede buscar archivos con nombres específicos, fechas de acceso, comentarios, tamaños y mucho más. Tenéis que tener presente que le podemos especificar a Hazel un archivo debe cumplir con algunos, todos o ninguno de estos criterios, es bastante versátil en este sentido.

Al definir estas condiciones tenemos que tener claro una cosa, y es que la regla acote bien los archivos que queremos tratar, es decir, que las condiciones incluyan únicamente los archivos que se pretenden gestionar, no que se nos cuelen por ahí archivos que en absoluto queremos tocar. La clave es establecer condiciones que hagan posible que Hazel encuentre esos ficheros, pero no suficientemente abiertas para poder excluir lo que no interese procesar.

Configurar acciones sobre ficheros

Hazel no es nada inteligente, lo somos nosotros, por lo tanto le tenemos que decir que hacer con todos los archivos que ha encontrado como resultado de las condiciones que hemos establecido en una regla. Ya dije antes que Hazel no tiene porque hacer una única cosa, por lo que podemos generar múltiples opciones a realizar. Los archivos que han cumplido una determinadas condiciones, se pueden mover a una nueva carpeta, ser renombrado con un patrón de nombre específico, trasladar a otra carpeta, ponerle etiquetas, tirar a la papelera o cualquier otra acción.

Por lo que si se cumplen las reglas declaradas en la imagen superior, se desencadenarán las acciones configuradas en la imagen inferior. ¿Es sencillo verdad?

Grabar una nueva regla

Ni que decir tiene que cuando tengas tu regla lista has de darle al botón OK para grabar la regla, como se te olvide, perderás todo el trabajo que hayas realizado en ella, así que no seas despistado con esto, a veces la frustración puede llegar a cotas altas de cabreo.

De vuelta en la pestaña Hazel carpetas, comprueba que la nueva regla se encuentra bajo la carpeta deseada, es decir, solo actuará dentro de la carpeta que has indicado, y tiene marcada el check junto a ella, esto indica que esa regla está habilitada. Si hemos llegado hasta aquí sin problemas, ya podemos seguir avanzando y quitar la pausa de la regla, así se ejecutarán las reglas y acciones que hemos creado.

Si cuando quitemos la pausa no ocurre nada, nada de lo que pensamos que debe ocurrir, haz clic en el engranaje de abajo de la lista de carpetas y seleccione Run Rules Now. Si la regla se ha configurado correctamente, Hazel debe actuar en sus archivos en ese momento.

Comprobar si hay problemas

Este paso también es muy importante, el testing siempre lo es, os lo aseguro. Si después de seleccionar Run Rules Now, seguimos sin ver que ocurra nada con los archivos que hay en la carpeta monitorizada, está claro que tenemos algún problema. En este caso debemos seleccionar la carpeta que nos da problemas en la lista de carpetas y después hacer clic en el icono del ojo que aparece abajo. Al hacer esto, se abrirá una ventana con todos los archivos y carpetas dentro de la carpeta que se está monitorizando.

A la derecha se verán las reglas que responda a los archivos que tengamos en la izquierda, en la carpeta monitorizada. Así que si no vemos ninguna regla o es que ya se ha ejecutado la regla, como es el caso de mi imagen, o que no hay ninguna regla que afecte a esos archivos, por lo que tocará revisar la regla, editarla y ver que está pasando.

Hasta aquí el tutorial, ya sabes usar Hazel, ya sabes crear reglas y desencadenar acciones sobre tus archivos. Si decides comprar la licencia, ¡enhorabuena! Te ahorrarás un montón de trabajo y tiempo en tu vida.

Pero aun hay más si estas dispuesto a sacarle todo el partido a esta genial herramienta que es Hazel.

Crear tus propias reglas

Ahora os dejo algunas reglas interesantes, para que si os apetece las creéis en vuestro Mac para que todo vaya mejor.

Regla para la limpieza semanal

En la lucha contra el síndrome de Diogenes Digital, ya sabéis si es que escucháis mis podcasts, que es algo que no me gusta nada, creo que esta regla nos ayuda a todos. Con esta regla buscaremos todos los archivos que haya en la carpeta de Descargas y que se agregaron hace más de siete días. Ya sabéis que a esta carpeta de nuestros Macs va todo, y que es un cajón desastre que da miedo. Si en una semana no has hecho nada con esos archivos, mi recomendación es que los elimines, o lo dejes preparado para hacerlo.

Ojo, que esta regla no busca en que fecha se accedió por ultima vez, se modificaron o se crearon, lo que busca son los que los archivos que se añadieron a la carpeta de Descargas hace más de una semana, se hayan abierto hace 10 minutos o hace dos años. Realmente lo que Hazel hará con esos ficheros es crear una subcarpeta dentro de la carpeta Descargas, llamada Limpieza Semanal, y añadiéndole como prefijo al nombre de la carpeta la fecha actual. Con esto no eliminamos nada automáticamente, tampoco hay que ser kamikazes, pero si apartamos la basura para borrar conscientemente cuando queramos, y dejamos la carpeta de Descargas más navegable y limpia.

Limpieza mensual

Quizás usemos poco el Mac, así que lo mismo es interesante darle un poco de cuartel a esos archivos que descargamos. Los dejaremos más de una semana, vale; pero no más de un mes, seamos sensatos.

Con esta regla Hazel buscará todos los archivos o carpetas que se agregaron a la carpeta Descargas hace más de cuatro semanas. Pero vayamos en este caso un poco más lejos, el funcionamiento básico es el mismo que el semanal, pero como hemos tenido 4 semanas para eliminar esos archivos y no lo hemos hecho, añadamos a la acción.

La limpieza mensual funciona de manera similar, pero se puede personalizar como quieras.

De manera similar a la Limpieza semanal, Hazel también ordenar todos los archivos que coinciden en una carpeta Limpieza mensual con un prefijo fecha. Vayamos un poco más allá con esta regla, que ya dije antes que se pueden realizar más de una acción por regla.

Debido a que estos ficheros han estado en nuestra carpeta de Descargas más de un mes y no hemos hecho nada con ellos, marquemos todos esos ficheros con una etiqueta roja. Quizás al verlos en rojo en Finder nos entre algo por el cuerpo, el rojo igual desata la gravedad del asunto, y nos invita a eliminar para siempre todo esos ficheros que seguramente no necesitamos.

Bueno, reglas hay muchísimas, y no puedo ponerlas todas en este tutorial, así ahora ya solo me queda mostrar una regla más que uso muchísimo: una para procesar facturas. Además me la habéis pedido por a través de mi Twitter @primiumcm y mail tras escuchar el capitulo Hazel para gestionar y ordenar facturas en el podcast Talk Away.

Regla para clasificar y ordenar tus facturas

En este caso concreto explico las de mi teléfono móvil, pero esto mismo lo hago con toda factura que me llega por mail. La regla en cuestión monitoriza mi carpeta INBOX, que la tengo sincronizada mediante Dropbox, y todo fichero PDF que cae en ella lo procesa, mira en su contenido y busca cadenas para identificar de que se trata. Si contiene mi numero de contrato en Pepephone y mi DNI, ya sé que ese PDF es una de mis facturas mensuales de teléfono móvil, por lo cual la renombraré con el formato FechaDeEmisionDeLaFactura_Pepephone_MiguelAngel.pdf y la moveré a la carpeta FacturasTelefono.

De este modo, cuando me llega un mail de Pepephone, pincho en el enlace, abro la factura desde la web de la compañía y grabo el PDF en mi carpeta INBOX de Dropbox. Uso Dropbox evidentemente para tener acceso desde mi móvil, ordenador de la oficina o de casa, desde cualquier lugar con conexión a internet y a mi Dropbox. Ya después mi Mac con Hazel sabrá que hacer con esas facturas.

Espero que este tutorial os haya convencido de usar esta extraordinaria herramienta, de verdad que para mi es imprescindible y cada día tengo más reglas que me automatizan muchos flujos de trabajo tanto en casa con temas domésticos como en la oficina con temas profesionales.

En cualquier caso, lo mejor para aprender a usar esta magnifica herramienta es leerse el fantástico libro Hazel sin Problemas de Edén Expósito es lo mejor que existe hoy en día en nuestro idioma para profundizar aún más sobre ella. Lo podéis encontrar en la Apple iBook Store pulsando aquí.